Ajusta los parámetros de acceso, notificaciones y privacidad para controlar quién puede modificar el inventario y cómo recibes alertas de stock bajo.
Ir a ajustesGestión de accesos y preferencias del sistema de inventario.
Nombre, correo y rol dentro del depósito. Cada usuario puede tener permisos de solo lectura, entrada, salida o administración total.
Recibe alertas por correo cuando un producto llegue al mínimo definido. Puedes elegir la frecuencia diaria o semanal.
Define qué usuarios pueden ver los reportes estadísticos de rotación y costos. Los reportes sensibles se ocultan por defecto.
Gestiona las sesiones activas y cierra el acceso remoto si detectas actividad inusual. Cada inicio de sesión queda registrado.
Explora herramientas clave para optimizar el control de stock y la toma de decisiones comerciales.
Definiciones y condiciones que evitan malentendidos en la gestión de inventario y reportes.
Se considera entrada válida todo registro de mercancía que incluya proveedor, número de lote, fecha de vencimiento y cantidad. El sistema rechaza automáticamente duplicados y lotes sin fecha de vencimiento. No se contabilizan como entrada las devoluciones internas ni los traslados entre depósitos propios, los cuales se gestionan en un módulo separado de movimientos internos.
La rotación se calcula dividiendo el costo de las mercancías vendidas en un período entre el inventario promedio del mismo período. El sistema utiliza datos de salidas registradas y valor de compra histórico. No incluye productos obsoletos ni aquellos con fecha de vencimiento vencida, que se excluyen automáticamente del cálculo para evitar distorsiones en los reportes estadísticos.
El sistema genera una alerta visual en el panel de control cuando un lote tiene menos de 30 días antes de su vencimiento. Esta alerta no bloquea operaciones, pero queda registrada en el historial del producto. El usuario puede configurar el umbral de días para la alerta en la sección de ajustes del módulo de entradas. No se eliminan lotes automáticamente; la baja debe ser confirmada por un usuario con permisos de administrador.
Los reportes estadísticos se generan con datos actualizados hasta el momento de la consulta, con un desfase máximo de 5 minutos por sincronización de base de datos. No se garantiza tiempo real absoluto para operaciones de alta concurrencia. Para datos críticos de despacho, se recomienda usar el módulo de salidas en vivo, que actualiza el stock inmediatamente después de cada registro confirmado.
XCategory proporciona la plataforma para el registro y reporte de inventario, pero no audita la veracidad de los datos ingresados por el usuario. Cada entrada y salida es responsabilidad del operador que la registra. El sistema ofrece trazabilidad completa (usuario, fecha, hora) para facilitar auditorías internas. No se realizan copias de seguridad automáticas fuera del entorno del cliente; se recomienda configurar exportaciones periódicas de la base de datos.